Reden wir über ein Thema, über das niemand gerne redet: unbezahlte Rechnungen.

Ich mache das jetzt seit über 20 Jahren und kann an einer Hand abzählen, wie oft ich wirklich Probleme mit Zahlungen hatte. Die allermeisten meiner Kunden sind großartig – sie zahlen pünktlich, melden sich, wenn mal was dazwischenkommt, und wir finden immer eine Lösung.

Aber manchmal passiert es eben doch: Eine Rechnung bleibt offen. Keine Reaktion auf Nachfragen. Funkstille.

Für solche Fälle haben wir einen klaren Ablauf. Und weil mir Transparenz wichtig ist, erkläre ich hier, wie der aussieht.

Unser Mahnverfahren – fair und nachvollziehbar

Bevor irgendetwas Dramatisches passiert, gibt es jede Menge Gelegenheiten, die Sache zu klären:

Stufe 1: Die freundliche Erinnerung

Etwa eine Woche nach Ablauf des Zahlungsziels melde ich mich persönlich. Keine automatische Mahnung, sondern eine normale E-Mail: „Hey, mir ist aufgefallen, dass die Rechnung noch offen ist – ist sie vielleicht untergegangen?“

Meistens klärt sich hier schon alles. Rechnung übersehen, im Spam gelandet, auf dem falschen Stapel gelegen – passiert.

Stufe 2: Erste Mahnung

Falls nach zehn Tagen immer noch nichts passiert ist, kommt die erste offizielle Mahnung. Sachlich, freundlich, mit einer neuen Frist von 14 Tagen.

Stufe 3: Zweite Mahnung

Wieder 14 Tage später, wieder keine Zahlung, keine Rückmeldung? Dann kommt die zweite Mahnung. Hier weise ich zum ersten Mal darauf hin, dass ich bei weiterem Ausbleiben die Leistungen einstellen muss.

Stufe 4: Letzte Mahnung

Nochmal 14 Tage später die letzte Mahnung – diesmal mit einem konkreten Datum, an dem die Webseite offline geht, falls nichts passiert.

Stufe 5: Sperrung

Wenn auch das nichts bringt: Die Webseite geht offline.

Was dann passiert

Keine Sorge: Ich lösche nicht einfach alles und verschwinde.

Wenn eine Webseite auf meinem Server liegt, erstelle ich ein vollständiges Backup – alle Dateien, die Datenbank, alle Bilder und Dokumente. Das Backup steht dann sechs Monate lang zum Download bereit.

Sechs Monate. Das ist eine lange Zeit. Genug Zeit, um die Daten zu sichern, sich einen anderen Anbieter zu suchen, oder sich doch noch zu melden und die Sache zu klären.

Erst nach dWarum ich das hier aufschreibe

Drei Gründe:

1. Transparenz

Ich finde, man sollte vorher wissen, worauf man sich einlässt. Keine versteckten Klauseln, keine Überraschungen.

2. Fairness

Vom ersten Zahlungsziel bis zur tatsächlichen Sperrung vergehen mindestens 73 Tage – also über zwei Monate. Plus vier separate Kontaktversuche. Wer in dieser Zeit keinen Weg findet, eine einfache E-Mail zu beantworten, der möchte nicht gefunden werden.

3. Gegenseitiger Respekt

Ich stecke Zeit und Arbeit in die Betreuung jeder einzelnen Webseite. Die Überwachungsgebühren sind fair kalkuliert und halten den ganzen Laden am Laufen. Wenn jemand das nicht mehr möchte – völlig okay. Aber dann reden wir darüber, anstatt einfach abzutauchen.iesen sechs Monaten werden die Daten gelöscht.

Falls es mal eng wird

Ganz ehrlich: Wenn es finanzielle Probleme gibt, dann sagt das. Wir finden eine Lösung. Ratenzahlung, Aufschub, reduzierter Leistungsumfang – alles besser als Funkstille.

Ich beiße nicht. Versprochen.

Zusammenfassung

Schritt	Zeitpunkt	Was passiert
Zahlungserinnerung	ca. 7 Tage nach Fälligkeit	Freundliche persönliche Mail
1. Mahnung	+10 Tage	Offizielle Mahnung, 14 Tage Frist
2. Mahnung	+14 Tage	Zweite Mahnung mit Hinweis auf Konsequenzen
3. Mahnung	+14 Tage	Letzte Mahnung mit konkretem Sperrdatum
Sperrung	+14 Tage	Webseite offline, Download-Link verfügbar
Löschung	+6 Monate	Daten werden gelöscht

Von der ersten unbezahlten Rechnung bis zur Löschung vergehen also mindestens 8 Monate.

Wenn das nicht fair ist, weiß ich auch nicht.

Aber so weit kommt’s ja Gott-Sei-Dank nur ganz, ganz selten … :-)

Sollten hierzu noch Fragen offen sein … Einfach melden.

Frank Oschatz

Inhaber Cord Media